Administratör inom bemanning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Du kommer att ingå i ett viktigt team som jobbar med bokning av vikarier och administration. Enheten ger ett kommunövergripande stöd och arbetar nära kommunens chefer inom omsorg, kost, lärande samt gemensamt stöd.

Uppdraget innebär främst att ta emot frånvaroanmälan och boka in vikarier till verksamheterna efter beställning. Arbetet sker i systemstödet Schema & bemanning och Löneportalen.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Hantera frånvaroanmälan via telefon och mail
• Boka vikarier efter beställning
• Upprätta anställningsavtal
• Administrera personal och schema i systemstöd
• Introduktion och stöd i systemstöd
• Delta vid introduktionstillfällen och verksamhetsträffar
• Beställningar
• Fakturahantering
• Administration
• Behandling av data/statistik

För att trivas hos oss krävs det att du gillar att arbeta i en miljö med ständiga förändringar och ett högt tempo. Du drivs av att vara med och utveckla genom att se möjligheter och lösa problem.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Genomförd eftergymnasial utbildning, gärna högskoleutbildning, med inriktning service/
  administration (eller motsvarande kunskapsnivå eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig).
• Flerårig yrkeserfarenhet från arbete med utåtriktad service och/eller administration
• Mycket god kommunikativ kompetens, lyhördhet
• Förmåga att ta initiativ
• Drivkraft att utveckla dig själv och verksamheten
• Lösningsfokuserat och positivt förhållningssätt
• En representativ förmåga och är en utåtriktad person med hög social kompetens
• Sinne för struktur, ordning och reda, är flexibel och har förmågan att prioritera
• Förmåga att trivas med att jobba i högt tempo och att snabbt kunna växla mellan olika arbetsuppgifter

För att lyckas i tjänsten ser vi att du har fallenhet för att ge god service. Det är viktig att du kan skapa förtroende och goda relationer, såväl internt som externt, då du samarbetar nära våra chefer, vikarier och medarbetare.  

För att klara arbetsuppgifterna krävs:

• Hög IT-mognad då du kommer att arbeta i många IT-baserade system samtidigt. Mycket goda kunskaper i Office365. Meriterande med kunskaper i schemaplaneringssystem.
• Erfarenhet av digitaliseringsarbete är meriterande
• God samtalsteknik i telefon
• Mycket goda kunskaper i svenska språket i tal likväl som skrift och din verbala förmåga gör att du har lätt att ta information och omsätta den till handling.

Villkor

• Vid tillsättningen lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och lämplighet
• Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden
• Arbetsprover kan komma att genomföras som en del i rekryteringen
• Körkort B är ett krav för tjänsten
• Yrkeserfarenhet krävs
• Goda kunskaper om offentlig verksamhet är meriterande